Elise Imbert, cheffe de projet SI à l’Association ORSAC

Sur les secteurs jeune et PH, beaucoup d’établissements étaient au format papier. La mise en place du DUI a été un changement majeur.

Il était donc nécessaire d’accompagner les établissements tant au niveau du paramétrage du DUI pour intégrer au mieux et revoir leurs processus internes, qu’au niveau des formations et de l’assistance au changement.
Sur l’ensemble de nos établissements, nous avons été confrontés à une fracture numérique au niveau des compétences informatiques mais aussi des équipements. Le DUI nécessite des ordinateurs (voire tablettes parfois) et un réseau pour y accéder via un navigateur Internet.

La mise en place du DUI permet d’améliorer et simplifier certains processus internes et de résoudre des problèmes de communication auquel les équipes étaient confrontées. Sur le secteur jeune par exemple, la mise en place d’un cahier de liaison dans le DUI a permis de partager l’information à beaucoup plus de professionnels, au sein d’un même service ou établissement.

Le DUI permet également d’avoir une vision d’ensemble sur la prise en charge de l’usager, tout en respectant une certaine confidentialité en fonction des profils. Pour certains établissements qui avaient des dossiers dans différentes unités (administrative, éducative, médicale, etc.), il a permis de centraliser les dossiers, de gagner du temps et éviter les ressaisies.
Enfin, les directions peuvent s’appuyer sur des rapports générés dans le DUI afin de produire des statistiques et répondre aux demandes d’indicateurs (ex : ANAP).

Lorsque la grappe est retenue, une réunion de cadrage avec l’ARS, le GCS Sara et le porteur de projet est organisée pour bien identifier le planning proposé dans la candidature, rappeler les différentes modalités de versement de la subvention et les cibles d’usages à atteindre.

Par la suite, un suivi plus micro est mis en place par le GCS Sara, permettant de faire un point projet régulier sur le déploiement du DUI, des services et référentiels socles (INS, DMP, MSS) et des actions de communication ou sensibilisation à mettre en œuvre par exemple. Cet accompagnement est important pour obtenir des réponses à nos interrogations mais aussi pour donner un rythme au projet. L’accompagnement du GCS Sara est réactif et pertinent dans les réponses apportées. Il permet de trouver des solutions aux problématiques rencontrées ou de faire remonter celles laissées sans réponse auprès d’autres instances (ex : ANS) et/ou au niveau national.

La mise en place et l’animation régulière d’un club des chefs de projet DUI est également une vraie plus-value : il permet d’échanger entre les différentes associations, de partager les process et bonnes pratiques. Un espace de partage sur Slack nous est également proposé, permettant d’échanger facilement entre pairs.

En complément du DUI, nous sommes en cours de déploiement de l’INS, du DMP et de la MSS sur nos différentes grappes.

Le déploiement de l’INS peut être compliqué pour certains établissements. Au début, ils ne comprennent pas forcément le but de cette démarche mais une fois opérationnelle, ils se rendent compte de l’importance de s’assurer de la bonne identité des usagers, ce qui leur évite les erreurs de saisie et améliore la gestion des homonymes et des doublons.

En ce qui concerne le Dossier Médical Partagé (DMP), le secteur Personnes Agées s’est un peu mieux emparé de ce service car ils peuvent voir l’intérêt de déposer des prescriptions ou des comptes-rendus médicaux, notamment en cas de prise en charge ultérieure par un Centre Hospitalier par exemple. Les établissements n’ayant pas de ressources médicales ou n’étant pas amenés à gérer cet aspect médical dans leurs activités ont un peu plus de difficultés à s’approprier cet outil, souvent perçu uniquement comme un espace de partage de documents avec des professionnels médicaux extérieurs. Or nous essayons de sensibiliser au fait que le DMP est aussi un espace de stockage pour l’usager, permettant de le rendre plus acteur de sa prise en charge.

Enfin, les ESMS s’emparent plus facilement de la Messagerie Sécurisée de Santé régionale MonSisra, l’intérêt étant de contrer l’utilisation de messageries non sécurisées pour l’échange de données sensibles liées à la prise en charge de l’usager. Le fait que les MDPH ou mandataires judiciaires commencent à s’équiper de cet outil est également un argument majeur, permettant d’impulser une dynamique auprès des établissements des différents secteurs.

Le programme ESMS Numérique est assez structurant, ce qui est une bonne chose pour certains ESMS. C’est une opportunité pour évoluer et davantage s’inscrire dans l’ère du numérique. À l’heure actuelle, il devient difficile de passer outre et rester en version papier !
L’inscription dans ce programme permet donc d’enclencher une dynamique.